経理パートナーズコラム

弊社は比較的、小規模の人材紹介・派遣会社なのですが、創業以来、ずっとエクセルで請求書を作成、郵送してきました。
ただ改正電子帳簿保存法の兼ね合いや昨今の状況から、この度、郵送の請求書発送を廃止して、請求書作成ソフトから、メールで請求書を送るようにしようという事になりました。

そこで、私の方でソフトの選定から、導入までを担当したのですが、色々、思う所があったので、コラムに書いてみました。

とりあえず、一通りやってみて、思ったのは
①今までのやり方をそっくりそのまま踏襲できるソフトは存在しない。
②それを社内の関係者に説明して、妥協・納得、協力してもらうのは、結構、大変。
という事です。

①に関してですが、高いお金をかけてカスタマイズできる会社はともかくとして、
殆どの会社は出来るだけ低予算でやりたいと考えています。
今はクラウド型で、低価格なもの（請求書作成ソフトであれば、月額3,000円位）
がいくつか出ているので、これを使わない手はありません。
割と使い方も簡単なのですが、それでも実際、今までと同じ請求書のフォーマット
で作ろうとすると、出来ない事がでてきて、随時、お問合せセンターに聞くのですが、
大抵は「そこまでは対応していません」と言われてしまいます。
ただ、「そもそもこの価格で、そこまで完璧なものを求めてもなぁ・・・」と思う所もあります。

では、出来ないのであれば、
・そのソフトを導入するのを止めるのか？
・妥協して使うのか？
を選択する必要があります。

それに関しては、担当者一人では判断できないので、
②社内の関係者に説明して、話し合うというステップに進むことになるのですが、
実際にソフトを触っている訳ではない関係者に対して、なぜ出来ないのか説明し、
妥協・納得してもらうのはなかなか骨が折れます。

弊社の場合は、それ程、関係者もいないのですが、大きい会社だと、関係者も多いでしょうし、
挙句の果てには「そもそも、なんで変える必要があるの？」という意見も出かねないです。
そんな中で、それでも、せっかくやりだしたんだから、やりましょうと説得し、
この部分は対応していないので、こういうやり方でやりましょうと提案し、
納得させるのはなかなか大変です。

それもどうにかクリアして、いざ実際、やってみると、思ってもいなかったことが色々起こり、
その都度対応。
先日、ようやく一区切りついたという感じではあります。

よく営業で、人材依頼してくださった会社様の話を聞いていると、
「今後、経理のシステムを変えるので、新しく入る人にはメインで入ってもらいたい」
と言われることがあるのですが、新しく入る人が、まだその会社の今までのやり方をよく理解しておらず、 社内の人間関係も構築できていない状態で、それをやるというのは、
もしかしたら想像以上に難しいことなのかなと思った次第です。